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江苏省档案局关于印发《关于在办公自动化中文件材料归档问题的处理意见》的通知

发布时间:2019-05-15 09:13:28

苏档[2000]84号   

省委各部委,省各委、办、厅、局,省各直属单位,各市、县(市、区)档案局:  
  随着计算机特别是网络技术在办公领域的普及应用,我省不少部门相继建立了局域网、广域网,实施局部或远程办公自动化,直接在计算机或网络上拟写、发送和接收文件材料,这对于提高公文处理的工作效率发挥了积极作用,但在客观上带来了文件电子化后,应归档文件材料以何种方式归档等新问题。  
  目前,国家档案局正在研究和制定有关电子文件归档及电子档案管理办法,在此办法未正式出台前,我局根据全省档案工作实际,制定了《关于在办公自动化中文件材料归档问题的处理意见》,现印发给你们,请认真执行。  
  附:《关于在办公自动化中文件材料归档问题的处理意见》  
江苏省档案局  
二○○○年八月二十九日  
附件:  
关于在办公自动化中文件材料归档问题的处理意见  
  为保证在办公自动化中形成的应归档文件材料的收集齐全完整,保证档案的安全与法律效力,并保护和发挥与之相应的电子文件的功用(电子文件指能被计算机系统识别、处理,按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上,并可在网上传送的数字代码序列),我局根据现行公文处理办法中有关文件材料归档的规定,结合我省办公自动化及档案管理的实际情况和发展趋势,经请示国家档案局有关部门同意,现就我省在办公自动化中形成文件材料的归档问题提出如下处理意见:   
  一、凡直接在网上发送具有永久、长期保管价值(按规定需要移交同级国家档案馆保存)的文件材料,其发送和接收单位应有相应的加盖印章的纸质文件正本归档保存;凡经国家档案局同意,已解决了电子印章等问题的单位,可即时生成电子文件的纸质拷贝,视为正本归档。  
  二、凡发文机关、单位在计算机上直接拟稿,再以纸质文件正式印发的,其文件一般的打印底稿可不归档,而用栏目填写齐全、经领导亲笔签发加盖单位印章的文件发文稿纸与文件正本一并归档即可;有领导人批示或重要修改意见的文件打印底稿应与文件正本一并归档。目前,该类底稿须用激光打印稿送审。   
  三、凡形成电子文件的机关、单位,应采取措施保证电子文件的原始性、真实性和唯一性,并区分保管期限,定期将电子文件拷贝两份,一份封存,一份备查。目前,所采用载体按优先顺序依次推荐为:只读光盘、一次写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为需永久、长期保存的电子文件的载体。  
  四、在文件材料归档时,应将纸质文件与相应的电子文件硬拷贝同时归档,两者间建立准确、对应的相互标识指引关系。   
  五、涉及电子文件归档和管理具体问题,在国家档案局颁布有关办法后,按其办法执行。

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