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民营企业档案实用知识技能:文件材料归档办法

发布时间:2019-05-09 08:59:04

1、为规范文件材料归档工作,丰富、完善档案信息资源,依据有关规定,制定本办法。

2、本办法所称文件材料是指本单位生产、经营和管理活动中形成的各种形式和载体的历史记录。

3、各部门应当把文件材料的形成、积累、整理和归档工作,纳入本部门的职责范围,列入有关人员的岗位责任制

4、担负文件材料积累、整理和归档业务的人员应认真执行有关规定,确保文件材料的完整、准确、规范和及时归档。

5、档案部门应及时深入各部门了解、督促和指导有关人员做好文件材料的形成及应归档文件的积累、整理和归档工作。

6、文件材料归档的基本要求:

1)归档文件的制作和书写材料应当有益于长久保存,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸;

2)归档文件材料应当完整、准确、签批手续完备;

3)归档文件应当经部门或项目负责人审定;

4)归档文件的整理应当系统、规范;

5)音像材料(包括照片、录音、录像、光盘等)和实物要与文字说明一起归档;外文材料要与翻译材料一起归档:电子文件要与纸质文件一起归档。

7、文件材料的归档范围(略)

8、文件材料的归档时间

1)各职能部门形成的管理性文件材料,一般应在办理完毕后的第二年上半年归档;

2)工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在项目结束后三个月内归档,时间长的项目可分阶段、分单项归档;

3)外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后先登记,等安装调试完后,随即与安装调试中形成的文件材料一起归档。

4)本单位负责人和职工外出参加公务活动形成的文件材料应在公务活动结束后及时交有关人员归档;

5)会计材料在会计年度终了后归档,由财务会计部门保管一至三年,向档案部门移交;

7)实行文档一体化或采用计算机辅助设计技术形成的电子文化应即时归档;

8)下列文件应随时归档:

a.没有及时归档的零散文件材料;

b.变更、修改、补充的文件材料;

c.设备仪器的维修文件材料;

d.产品、设备更换的新零部件文件材料;

e.机构变动或职工调动、离岗等留在部门或个人手中的文件材料;

f.应归档的非纸质载体材料;

g.其他临时活动中形成的文件材料。

9、归档文件的整理参照相关标准进行。

10、应归档的文件材料一般归档一份。

11、文件材料归档时,由承办部门填写归档材料移交清单,重要项目文件材料归档时还应编写归档说明,并经项目负责人审核签字。交接双方根据文件材料移交清单清点,核对无误后,在《档案移交(接收)登记表》上签字,移交清单由交接双方各保留一份。

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